Beschaffen Sie Softwarelösungen (Produktimplementierungen oder Einzelentwicklungen)?

Sammeln Sie mit Hilfe der QSMA AG quantitative Projektdaten für die besten Ergebnisse im Beschaffungsprozess!

Die Identifizierung geeigneter Anbieter und die Beschaffung von Softwarelösungen (Produktimplementierungen oder Einzelentwicklungen) kann eine der fehlerträchtigsten und nervenaufreibendsten Aufgaben einer IT-Abteilung sein. Machen Sie einen falschen Zug - oder wählen Sie den falschen Anbieter oder die falsche Lösung aus - und sie könnten mit einem System belastet werden, das nicht hält, was versprochen war, viel mehr kostet als budgetiert wurde und mit Verspätung geliefert wird.

Eines der bekannten Beispiele hierfür kommt aus den USA, nämlich die Einführung von Healthcare.gov vor ein paar Jahren. Während der ersten Monate war Healthcare.gov ein instabiles, fast unbrauchbares Durcheinander, das Millionen von Amerikanern frustrierte, die sich für eine Krankenversicherung anzumelden versuchten. Es hat Monate gedauert, das Schiff wieder auf Kurs zu bringen, und der Ruf eines missglückten Projektes bleibt allen in Erinnerung (was sich in der Tatsache widerspiegelt, dass ich es als Beispiel dafür nutze, um in diesem Artikel zu erklären, was in diesen Fällen unbedingt gemacht werden soll).

Während Healthcare.gov eine Initiative des öffentlichen Sektors war, lassen sich auch Schlüsse ableiten für Organisationen des privaten Sektors, welche Softwarelösungen von externen Anbietern beschaffen. Die Unternehmen, die in einem Beschaffungsprozess eine Ausschreibung durchführen und danach in einem Realisierungsprojekt mit einem gewählten externen Lieferanten involviert sind, müssen unbedingt quantitative Lieferantenmanagementprozesse durchführen, die sowohl die Interessen der Anbieter als auch die der Lieferanten, eine Geschäftsbeziehung einzugehen, berücksichtigen. Wenn das nicht gemacht wird, kann ein Debakel im Ausmass des Healthcare.gov entstehen.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Käufer und Verkäufer zwar auf symbiotische Partnerschaften setzen um erfolgreich zu sein, beide Parteien jedoch verschiedene Motivationen haben, die Partnerschaft einzugehen. Letztlich wollen Einkäufer den besten Wert für ihre Investition. Für sie bedeutet das, dass sie die erforderliche Softwarelösung erhalten, welche verlässlich für den bestmöglichen Preis und mit einem optimierten Zeitplan arbeitet. Die Anbieter müssen andererseits wettbewerbsfähig genug sein, um das Geschäft zu sichern; sie sind daran interessiert, Umsatz und Gewinn zu maximieren und Folgegeschäfte zu akquirieren.

Die Vorteile der Verwendung eines quantitativen Beschaffungs- und Lieferanten-Management-Prozesses gehen weit über die Sicherstellung der Interessen beider Seiten hinaus. Unternehmen erhalten zusätzlich die folgenden Vorteile:

1. Realistische Erwartungen, auf die sich alle einigen können.

Ein quantitativer Lieferanten-Management-Prozess beginnt oft mit einer unabhängigen Schätzung. Diese unabhängige Aufwand-und Terminschätzung stellt sicher, dass die Beteiligten realistische Erwartungen in Bezug auf den Zeitplan und die Kosten des Projekts haben, und dass die Anbieter die Anforderungen der Einkäufer wirklich verstehen. Auf diese Weise beginnen sowohl Anbieter als auch Einkäufer mit einer objektiven, vertretbaren Basis, welche bei Beschaffungsentscheidungen helfen kann.

2. Datenbasierte Entscheidungen, die den Lieferantenauswahlprozess unterstützen.

Ein quantifiziertes Anbietergebot für eine Ausschreibung erfordert quantitative Daten über funktionelle Grösse, Zeitplan, Aufwand und Kosten, Personalbedarf und prognostizierte Fehler. Einkäufer sollten auch historische Daten des Lieferanten und Kundenreferenzen anfordern. Mit diesen in die Ausschreibung integrierten Daten kann der Kunde sehen, welche Anbieter untertriebene Angebote unterbreiten, und welche übermässig konservativ sind. Historische Daten geben Aufschluss darüber, welche Anbieter ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für ihre Dienste bieten und eine hohe Wahrscheinlichkeit haben, das Projekt in der Realisierung erfolgreich abzuschliessen.

3. Checkpoints zur einfachen Überwachung der Vertragsausführung.

Sobald ein Anbieter den Auftrag erhalten hat, sollte dieser dem Kunden die gleichen Daten zur Verfügung stellen, die er während des Auswahlverfahrens bereitgestellt hat und dies jeden Monat. Dieser monatliche "Check-in" bietet Transparenz und ermöglicht es dem Kunden, die Auftragsausführung zu überwachen. Durch das Überwachen von Fortschritten und Risiken können Kunden auf Änderungen und Korrekturen hinweisen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Daten erforderlich erscheinen. Wenn das Projekt vom Kurs abkommt, können Kunde und Lieferant die Zeitpläne und Personalplanung anpassen oder die Reduzierung der Funktionalität erwägen, während gleichzeitig die potenziellen Auswirkungen der Kosten, der Dauer und der Qualität des Projekts überwacht werden.

4. Eine Datenbank der Lieferantenleistungen, die für die zukünftige Auswahl von Lieferanten verwendet werden kann.

Wenn der Angebotsprozess quantifiziert und datenbasiert ist, erhalten die Beteiligten am Ende des Vertrags eine historische Datenbank mit der vergangenen Leistung des Lieferanten. Diese Informationen helfen, Entscheidungen für zukünftige Offerten zu treffen.

Es gibt einen Unterschied zwischen einer guten und einer hervorragenden Anbieterauswahl und Softwarebeschaffungsprozessen. Gutes Lieferantenmanagement und Selektionsprozesse erkennen und adressieren die grundlegenden Unterschiede in der Kunden- und Lieferantenmotivation, während hervorragende quantitative Prozesse eine Erweiterung vornehmen und einen Mehrwert für Kunden und Lieferanten schaffen, indem sie sich während der gesamten Ausschreibung, der Vertragsentscheidung und der Projektrealisierung auf realistische Daten verlassen können, um die nötigen Entscheidungen zu treffen. Die Kunden sollten sich immer darum bemühen, hervorragende und nicht nur gute Arbeit zu leisten um sicherzustellen, dass ihre beschafften Lösungen zuverlässig, einfach zu verwenden und erfolgreich sind.

Resultate der QSM-Beschaffungsmethodik

Die QSM-Methodik erlaubt u.a. folgende Detailanalysen und Betrachtungen (Auszug): 

• Bestimmung des Software-Umfanges (Scope) - u.a. auch als Basis für die Fortschritts- und Veränderungskontrolle.
• Bestimmung der Soll-Kosten vor dem „Request for Proposal“-Prozess. Im Durchschnitt wird eine Sollkosten-Reduktion von 15% erreicht - nota bene ohne Scope-Reduktion.
• Quantitativer Vergleich der Lieferanteneffizienz gegenüber realisierten Projekten des Kunden und gegenüber historischen Projekten des Lieferanten
• Quantitativer Vergleich der Angebote untereinander sowie gegenüber Industriestandards. QSM hat mit rund 12‘000 aktuellen, weltweit erfassten Projekten die umfangreichste Projektdatenbank und kann praktisch für jedes Entwicklungsprojekt eine repräsentative Vergleichsbasis beiziehen
• Bestimmung der Wirtschaftlichkeit und der inhärenten Risiken eines jeden Angebotes
• Entwicklung alternativer Szenarien in der Planungsphase, die hinsichtlich ihrer Risiken beurteilt und mit den Anbietern verhandelt werden können.
• Ausarbeitung der Meilensteine, der Fortschrittsberichterstattung, Defects sowie der Test- und Abnahmekriterien.
• Vorlegen alternativer Entwicklungsszenarien, falls Verzögerungen eintreffen
• Festlegung von Zielen für die Leistungsverbesserung des Lieferanten für die folgenden Jahre nach dem Zuschlag.